Thủ tục công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam?

Câu hỏi: Kính chào Công ty Luật TNHH Sao Việt: Doanh nghiệp của tôi ở Kenya, hiện tại đang có kế hoạch cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam, tuy nhiên do không ở Việt Nam nên việc tiếp cận với các thủ tục này với tôi là rất khó khăn. Vậy Luật Sao Việt cho tôi hỏi: Trong trường hợp của tôi, tôi cần thực hiện thủ tục gì để có thể cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam? Tôi xin cảm ơn?

Trả lời:

Cảm ơn bạn đã quan tâm và gửi câu hỏi về Công ty Luật TNHH Sao Việt, đối với thắc mắc của bạn, chúng tôi xin được giải đáp như sau:

1. Cơ sở pháp lý

- Luật Giao dịch điện tử số: 20/2023/QH15 được Quốc hội ban hành ngày 22 tháng 6 năm 2023;

- Thông tư số 06/2024/TT-BTTTT quy định Công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam; công nhận chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam do Bộ Trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành ngày 01 tháng 7 năm 2024.

2. Điều kiện công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử thì từ ngày 01/07/2024 thì các tổ chức sẽ được phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam, tuy nhiên các tổ chức muốn được công nhận để cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam, cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

- Thứ nhất, thành lập và hoạt động hợp pháp tại quốc gia đăng ký hoạt động; có báo cáo kiểm toán kỹ thuật của hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử từ tổ chức kiểm toán hoạt động hợp pháp tại quốc gia đăng ký hoạt động;

- Thứ hai, chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài cung cấp phải phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc tiêu chuẩn quốc tế đã được thừa nhận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

- Thứ ba, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài cung cấp hình thành dựa trên thông tin định danh đầy đủ đã được xác thực của tổ chức, cá nhân nước ngoài;

- Thứ tư, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài phải cập nhật trạng thái của chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài vào hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam;

- Thứ năm, có văn phòng đại diện tại Việt Nam.

3. Hồ sơ công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam gồm các tài liệu giải trình, chứng minh đáp ứng đủ điều kiện quy định của Luật giao dịch điện tử, bao gồm:

- Văn bản đề nghị công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài (Kèm theo mẫu tại Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số: 06/2024/TT-BTTTT);

- Tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch thuật công chứng giấy phép hoặc giấy chứng nhận chứng minh thành lập và hoạt động hợp pháp tại quốc gia đăng ký hoạt động; Bản cam kết đang hoạt động trong vòng 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ;

- Bản dịch thuật công chứng Báo cáo kiểm toán kỹ thuật của Hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử từ tổ chức kiểm toán hoạt động hợp pháp tại quốc gia đăng ký hoạt động trong vòng 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ;

- Văn bản, tài liệu chứng minh đáp ứng đủ điều kiện quy định của Luật giao dịch điện tử gồm: Các văn bản, tài liệu kỹ thuật chứng minh chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài đó cung cấp phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

- Văn bản, tài liệu chứng minh đáp ứng đủ điều kiện quy định của Luật giao dịch điện tử gồm:

+ Tối thiểu 01 chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài của thuê bao kèm theo tài liệu đăng ký sử dụng của thuê bao đó;

+ Văn bản chứng minh có quy định về hồ sơ thuê bao, quy định quy trình xác minh, xác thực thông tin định danh của thuê bao;

- Chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài có giá trị pháp lý và được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài cập nhật trạng thái vào Hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử quốc gia. Việc cập nhật trạng thái chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài theo hướng dẫn kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử quốc gia;

Các trường thông tin trên chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài phải bao gồm các thông tin tối thiểu theo quy định của pháp luật Việt Nam để phục vụ kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài trên Hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy.

- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam;

- Các tài liệu, giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (nếu có).

Lưu ý: Văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công nhận hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự) và được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

4. Thủ tục công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài nộp hồ sơ công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam lựa chọn hình thức trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến theo hướng dẫn sau:

- Gửi trực tiếp hoặc theo đường bưu điện đến Bộ Thông tin và Truyền thông (Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia), địa chỉ số 18 Nguyễn Du - Hai Bà Trưng - Hà Nội;

- Gửi trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến (Công dịch vụ công quốc gia, https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Thông tin và Truyền thông, https://dichvucong.mic.gov.vn).

Lưu ý: Văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công nhận hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự) và được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Bước 2: Trong thời hạn 45 ngày tính từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Bộ Thông tin và Truyền thông (Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia) phối hợp với Bộ Công an xem xét, đánh giá hồ sơ và kiểm tra trạng thái chứng thư chữ ký điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử đề nghị công nhận tại Việt Nam;

Bước 3: Trường hợp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định:

- Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam. Mẫu giấy công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài (Kèm theo mẫu tại Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư số: 06/2024/TT-BTTTT);.

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử quốc gia công nhận chứng thư chữ ký điện tử của cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài được công nhận tại Việt Nam và công bố chứng thư chữ ký điện tử đó trên Hệ thống chứng thực dịch vụ tin cậy.

Bước 4: Trường hợp không đáp ứng đủ điều kiện, Bộ Thông tin và Truyền thông có thông báo và nêu rõ lý do;

Bước 5: Trường hợp tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, dịch vụ công trực tuyến, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ, trả kết quả được thực hiện theo quy định của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường điện tử và pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo đó, tổ chức cần lưu ý: “Thời hạn công nhận tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam là thời hạn theo giấy phép cung cấp dịch vụ của tổ chức đó tại nước sở tại và không quá thời hạn của chứng thư chữ ký điện tử của tổ chức đó”.

Trên đây là tư vấn của Luật Sao Việt đối với câu hỏi của bạn. Nếu trong quá trình thực hiện các thủ tục nếu gặp phải các vấn đề cần được giải đáp, bạn vui lòng liên hệ: