Từ ngày 1/7/2025, Nghị định số 120/2025/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, quy định rõ việc phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong các lĩnh vực quản lý nhà nước thuộc phạm vi Bộ Tư pháp, bao gồm: hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi, hòa giải ở cơ sở và bồi thường nhà nước.
Bản chất của Nghị định này là nhằm cụ thể hóa cơ chế phân quyền mới sau khi chính sách tổ chức chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp là cấp tỉnh và cấp xã, theo tinh thần đổi mới và tinh gọn bộ máy nhà nước. Việc bỏ cấp chính quyền cấp huyện trong một số địa phương đặt ra yêu cầu cấp thiết phải điều chỉnh lại thẩm quyền trong các lĩnh vực hành chính tư pháp. Trong bối cảnh đó, Nghị định 120/2025/NĐ-CP đóng vai trò quan trọng, không chỉ khắc phục khoảng trống pháp lý do thay đổi mô hình tổ chức chính quyền địa phương, mà còn góp phần tăng cường phân cấp, phân quyền hiệu quả trong giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, đặc biệt trong các thủ tục hành chính liên quan mật thiết đến đời sống hàng ngày như hộ tịch và chứng thực.
Bài viết dưới đây của Luật Sao Việt sẽ điểm lại những nội dung đáng chú ý nhất về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP từ 1/7/2025.
.png)
Ảnh minh họa (nguồn:internet)
1. Phân định thẩm quyền khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực hộ tịch
Ủy ban nhân dân cấp xã giữ vai trò trung tâm
Về thẩm quyền đăng ký hộ tịch, theo quy định của Nghị định 120/2025/NĐ-CP, từ 1/7/2025, Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) sẽ thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương. Trong đó, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo quy định. Trước đây, Luật Hộ tịch 2014 phân cấp đối với cấp xã đăng ký sự kiện hộ tịch trong nước không có yếu tố nước ngoài; cấp huyện thường phụ trách các trường hợp có yếu tố nước ngoài hoặc các thủ tục phức tạp hơn. Tuy nhiên, Nghị định 120/2025/NĐ-CP đã chuyển giao hầu hết thẩm quyền những thủ tục đăng ký hộ tịch về cấp xã. Cụ thể, Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch thay cho cấp huyện trong các hoạt động sau (theo Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP):
- Đăng ký sự kiện hộ tịch quy định tại khoản 1 Điều 3 của Luật Hộ tịch 2014 có yếu tố nước ngoài
- Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc
- Thực hiện các việc hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Luật Hộ tịch 2014, gồm: Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Các hoạt động đăng ký hộ tịch, gồm: đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; đăng ký giám hộ; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; đăng ký khai tử.
- Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài về cư trú tại Việt Nam.
- Các hoạt động được quy định tại Điều 1, 29, 31, 32, 33, 35, 36, 38, 39 và 41 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch được sửa đổi, bổ sung năm 2020, 2022, 2025.
- Thẩm quyền khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch quy định tại Điều 8 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến được sửa đổi, bổ sung năm 2025.
Người dân không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch
Đặc biệt, theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 của Nghị định này, người yêu cầu đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký giám hộ, đăng ký thay đổi, chấm dứt giám hộ, đăng ký giám sát việc giám hộ, chấm dứt giám sát việc giám hộ, đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch.
Chủ tịch UBND cấp tỉnh giữ thẩm quyền kiểm tra, thu hồi giấy tờ hộ tịch sai phạm
Trong khi đó, về thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, việc thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký hộ tịch do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp, đăng ký trái quy định pháp luật được quy định tại điểm e khoản 1 Điều 69, điểm h khoản 1 Điều 70 của Luật Hộ tịch và giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký hộ tịch do Sở Tư pháp cấp, đăng ký trước đây trái quy định pháp luật, trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014, sẽ thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (theo Điều 6 Nghị định 120/2025/NĐ-CP).
2. Phân định thẩm quyền khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực chứng thực
Người thực hiện chứng thực
Căn cứ Điều 3 của Nghị định 120/2025/NĐ-CP, từ 1/7/2025, người thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 9 Điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung năm 2025, bao gồm:
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng.
- Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Đăng ký chữ ký mẫu người dịch – quy định chặt chẽ hơn
Bên cạnh đó, việc chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP); việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng, giao dịch (theo quy định tại Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP); sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực (theo quy định tại Điều 39 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) cũng sẽ thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Về đăng ký chứ ký mẫu của người dịch là cộng tác viên của UBND cấp xã. Theo Nghị định mới, người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đăng ký chữ ký mẫu tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã 03 chữ ký mẫu trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Khi đó, người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đăng ký chữ ký mẫu tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã 03 chữ ký mẫu trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.
Người dịch không phải cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã – yêu cầu rõ về bằng cấp
Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 31 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
- Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ là bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch.
- Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
Theo đó, người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc người có thẩm quyền theo quy định.
Nếu còn bất kỳ vướng mắc pháp lý nào liên quan, hãy liên hệ với Luật sư và Chuyên viên pháp lý của chúng tôi để được tư vấn, gỡ vướng kịp thời và cung cấp các dịch vụ pháp lý hiệu quả.
- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"
TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT: 1900 6243
Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525B Lạc Long Quân, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Tp. Hà Nội
Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com
