Điều kiện ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ 3

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020?NĐ-CP thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Vậy những điều kiện để doanh nghiệp được phép ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ ba là gì? Xin cảm ơn.

Trả lời:

1. Căn cứ pháp lý:

- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội.

- Nghị định số 132/2020/NĐ-CP ngày 5/11/2020 quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.

- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

- Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số Điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2. Nội dung tư vấn: 

Để doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ 3 thì các bên đều phải đáp ứng những điều kiện nhất định theo luật. Cụ thể như sau:

a) Điều kiện về bên ủy nhiệm

- Phải là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác ( không áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như trước đây).

- Phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. 

b) Điều kiện của bên nhận ủy nhiệm

Phải là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không đang trong thời gian ngừng sử dụng hóa đơn theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Trong đó, quan hệ liên kết được hiểu theo quy định tại khoản 21 Điều 3 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 là quan hệ giữa:

- Các bên tham gia trực tiếp/gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn vào doanh nghiệp;

- Các bên cùng chịu sự điều hành, kiểm soát trực tiếp/gián tiếp bởi một tổ chức/cá nhân;

- Các bên cùng có một tổ chức/cá nhân tham gia góp vốn;

- Các doanh nghiệp được điều hành, kiểm soát bởi các cá nhân có mối quan hệ mật thiết trong cùng một gia đình.

c) Điều kiện về hợp đồng ủy nhiệm

Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng/thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm và thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

d) Điều kiện về hóa đơn được ủy nhiệm

Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập vẫn phải thể hiện đơn vị bán là doanh nghiệp, tổ chức ủy nhiệm.

Việc ủy nhiệm phải được xác lập bằng văn bản giữa 02 bên với đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm gồm:

- Mục đích ủy nhiệm;

- Thời hạn ủy nhiệm;

- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

Nếu hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

Lưu ý về nghĩa vụ thông báo:

- Khi ủy nhiệm lập hóa đơn, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.

- Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.