Hướng dẫn trình tự, thủ tục gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông cho thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông bị tạm giam

Câu hỏi: Chào Luật sư, hiện nay tôi đang có vấn đề vướng mắc liên quan đến tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, mong được Luật sư hướng dẫn: Công ty Cổ phần A dự kiến tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và đang trong quá trình gửi giấy mời họp đến các cổ đông. Tuy nhiên, hiện có 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông đang bị tạm giam. Vậy trong trường hợp này, công ty A cần thực hiện việc gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông cho các thành viên này theo trình tự, thủ tục như thế nào? 

Ảnh minh họa (nguồn: Internet)

Trả lời: Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sao Việt. Dựa trên những thông tin bạn cung cấp, chúng tôi xin được đưa ra định hướng tư vấn như sau:

Căn cứ Điều 143 Luật doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, trình tự, thủ tục gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông cho 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông đang bị tạm giam được chia thành các trường hợp và được thực hiện như sau:

1. Nếu công ty A không biết chính xác địa chỉ 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông bị tạm giam

- Theo khoản 2, Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025 đã đề cập, cổ đông, trong trường hợp này là 02 thành viên Hội đồng quản trị, khi bị tạm giam nhận được thông báo đến địa chỉ liên lạc (theo khoản 13, Điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi bổ sung năm 2025 thì địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính thức đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đã đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc). Nếu 02 thành viên Hội đồng quản trị đang bị tạm giam nhưng vẫn có địa chỉ thường trú, công ty vẫn phải gửi thông báo theo các địa chỉ này.

- Trong trường hợp này, trình tự, thủ tục gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông cho 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông khi không biết chính xác địa chỉ 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông bị tạm giam gồm các bước dưới đây:

+ Bước 1: Chuẩn bị giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông và các tài liệu kèm theo được quy định tại khoản 3, Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025 (bao gồm: Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp; Phiếu biểu quyết).

+ Bước 2: Gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ cùng các tài liệu kèm theo đến địa chỉ liên lạc theo hướng dẫn cho 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông.

+ Bước 3: Ghi lại việc đã gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông đến địa chỉ liên lạc của 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông làm căn cứ đã thực hiện đúng nghĩa vụ mời họp Đại hội đồng cổ đông.

2. Nếu công ty A biết chính xác địa chỉ 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông bị tạm giam

- Nếu công ty biết rõ nơi 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông đang bị tạm giam, căn cứ điểm c, khoản 1, Điều 9 Luật Thi hành tạm giữ tạm giam năm 2015 quy định về quyền và nghĩa vụ của người bị tạm giữ, người bị tạm giam, 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông bị tạm giam có quyền được nhận thư, thông báo. Như vậy, công ty có thể gửi văn bản mời họp Đại hội đồng cổ đông với điều kiện có sự cho phép của cơ quan đang thụ lý vụ án và nội dung thư từ đó phải chịu sự kiểm tra, kiểm duyệt của cơ sở giam giữ theo Điều 29 Luật Thi hành tạm giữ tạm giam năm 2015. Cụ thể, khi công ty gửi thông báo mời họp ĐHĐCĐ, trước tiên cần có sự cho phép của Tòa án. Sau khi Tòa án thụ lý vụ án kiểm duyệt và chấp nhận cho phép gửi thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông thì thông báo mời họp đó được gửi đến cơ sở giam giữ 02 thành viên Hội đồng quản trị, chịu sự kiểm tra trước khi được gửi đến 02 thành viên Hội đồng quản trị đang bị tạm giam.

- Khi đó, trình tự, thủ tục gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông cho 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông khi biết chính xác địa chỉ 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông bị tạm giam gồm:

+ Bước 1: Chuẩn bị giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông và các tài liệu kèm theo được quy định tại khoản 3, Điều 143 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025 (bao gồm: Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp; Phiếu biểu quyết).

+ Bước 2: Xác định địa chỉ của 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông đang bị tạm giam để tiến hành gửi các thư từ, tài liệu đã chuẩn bị.

+ Bước 3: Gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông cùng các tài liệu kèm theo cho 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông sau khi có sự kiểm duyệt, cho phép của Tòa án và sự kiểm tra của Cơ sở giam giữ. Ngoài ra, Cơ sở giam giữ có trách nhiệm hướng dẫn cho các tổ chức, cá nhân và thân nhân của người bị tạm giữ về việc gửi và nhận thư, khi được sự đồng ý của Tòa án thì cho người bị tạm giữ nhận.

+ Bước 4: Ghi lại việc đã gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông đến 02 thành viên Hội đồng quản trị là cổ đông trong Cơ sở giam giữ làm căn cứ đã thực hiện đúng nghĩa vụ mời họp Đại hội đồng cổ đông.

Lưu ý: Trong cả hai trường hợp đã đề cập, nội dung thư, giấy mời ghi rõ đây là thông báo thực hiện quyền cổ đông theo Điều 115 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025. Việc này thể hiện thiện chí của công ty trong việc đảm bảo quyền lợi cổ đông.

Nếu còn bất kỳ vướng mắc pháp lý nào liên quan, hãy liên hệ với Luật sư và Chuyên viên pháp lý của chúng tôi để được tư vấn, gỡ vướng kịp thời và cung cấp các dịch vụ pháp lý hiệu quả.