Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH, công ty cổ phần cần phải làm thủ tục gì?

Gia đình em có một công ty nhỏ thuộc loại hình công ty cổ phần, cổ đông công ty gồm 5 người là bố mẹ em, vợ chồng chú và một bác họ. Công ty có duy nhất một người đại diện theo pháp luật là người bác họ và bác này giữ chức vụ Tổng giám đốc kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị trong công ty. Đến nay bác đã ra nước ngoài sinh sống hơn 30 ngày nhưng không ủy quyền cho người khác làm người đại diện theo pháp luật khiến nhiều hoạt động của công ty bị gián đoạn. Nay bố mẹ em và vợ chồng chú muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty thì phải làm thủ tục gì?

Trả lời:

Chào bạn. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến Luật Sao Việt. Đối với thắc mắc của bạn, chúng tôi tư vấn như sau:

Căn cứ pháp lý: + Khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020

+ Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Theo đó, xuất phát từ vai trò của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp - đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, pháp luật quy định Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Doanh nghiệp có một người đại diện theo pháp luật mà người đó xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, Người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

=>> Với trường hợp bạn đề cập, bác họ là người đại diện theo pháp luật duy nhất của công ty, đến nay đã ra nước ngoài sinh sống hơn 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác, vì vậy công ty hoàn toàn có quyền cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.

Bên cạnh đó tại khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:

a) Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

b) Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu;

c) Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu;

d) Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại khoản 4 Điều 56, khoản 3 Điều 80 và khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp.

Do Bác bạn là người đại diện theo pháp luật của công ty vừa là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc, vì vậy khi bác bạn ra nước ngoài trên 30 ngày sinh sống mà không ủy quyền cho cho người khác thay mình thì chỉ người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được quyền ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật cho công ty.

Vì vậy trong trường hợp này, công ty sẽ phải thực hiện 2 thủ tục:

Thủ tục 01: Bầu lại chủ tịch hội đồng quản trị

Các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng quản trị.

Thủ tục 02: Cử người đại diện theo pháp luật và Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;

b) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới;

c) + Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

+ Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

+ Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;

+ Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Trên đây là tư vấn của Luật Sao Việt đối với câu hỏi của bạn. Nếu trong quá trình thực hiện các thủ tục nếu gặp phải các vấn đề cần được giải đáp, bạn vui lòng liên hệ: