Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, việc công nhận giá trị pháp lý của các loại giấy tờ, tài liệu giữa các quốc gia đóng vai trò hết sức quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp trong các giao dịch dân sự, thương mại, hành chính. Hai thủ tục pháp lý phổ biến liên quan đến việc xác thực tính hợp lệ của giấy tờ, tài liệu khi sử dụng qua biên giới là chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, không ít cá nhân, tổ chức còn nhầm lẫn giữa hai thủ tục này. Bên cạnh đó, từ ngày 03/8/2025, với việc Nghị định số 196/2025/NĐ-CP có hiệu lực, một số quy định mới liên quan đến các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự cũng được ban hành, đem lại những thuận lợi đáng kể cho người dân và doanh nghiệp.
Bài viết sau đây sẽ phân tích, làm rõ sự khác biệt giữa hai thủ tục nói trên và cập nhật những điểm mới đáng chú ý từ Nghị định vừa ban hành.
Ảnh minh họa (nguồn:internet)
1. Phân biệt chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là hai thủ tục có mục đích chung là xác nhận tính pháp lý của giấy tờ, tài liệu khi sử dụng ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam. Tuy nhiên, điểm khác biệt then chốt giữa hai thủ tục này nằm ở nguồn gốc của tài liệu và đích đến của việc sử dụng chúng.
Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Ví dụ: khi một công dân Việt Nam muốn sử dụng bằng đại học, giấy khai sinh hay các tài liệu liên quan đến hồ sơ xin việc, du học, định cư tại nước ngoài, họ cần tiến hành chứng nhận lãnh sự các giấy tờ này.
Hợp pháp hóa lãnh sự, ngược lại, là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Chẳng hạn, một người nước ngoài muốn kết hôn tại Việt Nam hoặc sử dụng bằng cấp nước ngoài để xin việc, học tập, hoặc làm việc thì cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ liên quan.
Trong thực tiễn, đối với cá nhân, chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự thường được áp dụng trong các tình huống như xin visa, kết hôn có yếu tố nước ngoài, làm hồ sơ du học, hoặc di trú. Đối với doanh nghiệp, hai thủ tục này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác minh hợp lệ các hợp đồng, giấy phép, tài liệu tài chính, hoặc chứng nhận xuất xứ (C/O), phục vụ cho hoạt động thương mại quốc tế, hoặc các giấy tờ liên quan đến hồ sơ sử dụng người lao động nước ngoài.
Tóm lại, sự khác biệt cốt lõi giữa hai thủ tục này nằm ở: nơi cấp tài liệu và quốc gia sử dụng tài liệu. Nếu giấy tờ được cấp tại Việt Nam và sử dụng ở nước ngoài → chứng nhận lãnh sự; Nếu giấy tờ được cấp ở nước ngoài và sử dụng tại Việt Nam → hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự từ 03/8 theo Nghị định số 196/2025/NĐ-CP
Trước đây, theo Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, có bốn nhóm trường hợp được miễn thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Các trường hợp này chủ yếu dựa trên nguyên tắc song phương, điều ước quốc tế, hoặc sự đồng thuận của cơ quan tiếp nhận tài liệu. Tuy nhiên, quy định cũ này đôi khi gây khó khăn trong việc xác định rõ đối tượng và điều kiện được miễn.
Từ ngày 03/8/2025, Khoản 7 Điều 1 Nghị định số 196/2025/NĐ-CP đã sửa đổi nội dung này, làm rõ phạm vi và điều kiện miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể bao gồm những trường hợp như sau:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Đây là trường hợp miễn căn cứ trên điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương mà Việt Nam và quốc gia nước ngoài cùng tham gia. Theo đó, nếu hai quốc gia đã ký kết điều ước (ví dụ như hiệp định lãnh sự, hiệp định về tương trợ tư pháp, hoặc thỏa thuận miễn hợp pháp hóa lãnh sự), thì giấy tờ của nước này sẽ được công nhận và sử dụng trực tiếp ở nước kia mà không cần hợp pháp hóa. Ngoài ra, nếu chưa có điều ước quốc tế chính thức, Việt Nam vẫn có thể áp dụng nguyên tắc “có đi có lại”: tức là nếu nước ngoài công nhận giấy tờ Việt Nam không cần hợp pháp hóa, thì Việt Nam cũng sẽ áp dụng tương tự với nước đó.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Đây là trường hợp các tài liệu được chuyển giao trực tiếp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thông qua: Hình thức trao đổi trực tiếp; Hoặc qua kênh ngoại giao, ví dụ thông qua Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Bộ Ngoại giao. Bản chất của việc miễn hợp pháp hóa trong trường hợp này là do mức độ tin cậy cao vì tài liệu đã được gửi từ nguồn chính thức, xác minh rõ ràng, nên không cần phải thực hiện thêm thủ tục xác thực thông qua hợp pháp hóa lãnh sự. Ví dụ: Một tòa án nước ngoài gửi trực tiếp bản sao bản án hoặc quyết định sang Bộ Tư pháp Việt Nam để thi hành án dân sự; Bộ Ngoại giao Hàn Quốc gửi xác nhận kết hôn của một công dân Hàn cho cơ quan hộ tịch Việt Nam qua đường ngoại giao.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trường hợp này bao gồm những loại giấy tờ mà pháp luật của Việt Nam quy định rõ là được miễn hợp pháp hóa, không phụ thuộc vào nước cấp hay con đường trao đổi. Việc miễn này có thể được ghi nhận trong các luật, nghị định, thông tư chuyên ngành, thường áp dụng với những loại giấy tờ phổ biến, đơn giản, hoặc đã có cách xác minh đáng tin cậy khác thay thế.
- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.
Đây là điểm mở rộng đáng kể so với quy định cũ khi cho phép cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam được chủ động đánh giá tính xác thực của tài liệu mà không nhất thiết phải yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này mang lại sự linh hoạt, giảm thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian cho cá nhân, tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh nhiều giấy tờ hiện nay có thể được xác minh thông qua mã số, mã QR, hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu trực tuyến. Áp dụng vào thực tế, quy định mới sẽ thuận lợi hơn cho những người làm hồ sơ kết hôn, xin cấp phép lao động, du học, hoặc đầu tư khi sử dụng tài liệu nước ngoài tại Việt Nam. Các cơ quan tiếp nhận có thể căn cứ vào năng lực xác minh của mình để quyết định miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, tránh gây chậm trễ không cần thiết.
Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan, hãy liên hệ với Luật sư và Chuyên viên pháp lý của chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.
Liên hệ ngay để được Luật sư, Chuyên viên pháp lý hỗ trợ kịp thời:
- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"
Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6243
Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525B Lạc Long Quân, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Hà Nội
Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com
