Hướng dẫn xử lý khi bị chậm cấp sổ đỏ

Xin chào luật sư, em muốn hỏi một việc như sau: Bố mẹ em nghe nói sang năm làm sổ phí sẽ cao hơn nên năm nay bố mẹ em làm hồ sơ gấp để xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà cho mảnh đất mà nhà em đang ở. Đất này bố mẹ em mua không công chứng nhưng đã ở ổn định hơn 20 năm không tranh chấp và có đủ giấy tờ chứng minh để được cấp sổ. Nhưng đã nộp hồ sơ xin cấp sổ từ 3/10 năm nay mà đến giờ chưa được cấp. Vậy cho em hỏi thời gian cấp sổ đỏ là bao lâu? Nếu chậm trễ làm ảnh hưởng đến quyền lợi của gia đình thì bố mẹ em cần làm gì để xử lý? Em xin cảm ơn ạ.

Ảnh minh hoạ, nguồn: Internet.

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến Luật Sao Việt. Đối với thắc mắc của bạn, chúng tôi tư vấn cho bạn như sau:

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP thì thời hạn cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ đỏ) lần đầu là không quá 20 ngày làm việc; cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 03 ngày làm việc.

Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện đối với từng loại thủ tục quy định tại Điều này được tăng thêm 10 ngày làm việc.

Như vậy, tổng thời gian thực hiện thủ tục cấp sổ đỏ, sổ hồng là không quá 23 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; nếu nhà bạn ở các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì thời hạn cấp Sổ đỏ là không quá 33 ngày.

Thời gian thực hiện thủ tục này được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đã đảm bảo tính đầy đủ, thống nhất; không tính thời gian cơ quan có thẩm quyền xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất, thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định, thời gian niêm yết công khai, đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng, thời gian thực hiện thủ tục chia thừa kế quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chết trước khi trao Giấy chứng nhận.

Trường hợp của gia đình bạn, mặc dù đã nộp hồ sơ từ 3/10 nhưng đến nay vẫn chưa có kết quả. Nếu hồ sơ mà gia đình bạn gửi đã đầy đủ, đúng quy định thì đến nay đã quá hạn phải cấp Giấy chứng nhận.

Theo quy định, trường hợp chậm trả kết quả giải quyết hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đất đai thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục phải gửi thông báo bằng văn bản hoặc qua phương tiện điện tử hoặc qua tin nhắn SMS cho người yêu cầu đăng ký, trong đó nêu rõ lý do chậm trễ.

Do bạn chưa chia sẻ bạn có nhận được thông baó hay không và cũng  chưa rõ nguyên nhân việc chậm trễ do lỗi từ phía cơ quan chức năng hay do hồ sơ chưa đầy đủ nên chúng tôi hướng dẫn bạn xử lý theo những cách thức như sau:

Cách 1: Hỏi, kiến nghị về việc chậm cấp sổ đỏ 

Theo quy định tại khoản 8 và Khoản 9 Điều 19 Nghị định 61/2018/NĐ-CP:
“8. Các hồ sơ quy định tại các Khoản 1 và 2 Điều này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

9. Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

Căn cứ Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết, Bộ phận Một cửa điều chỉnh lại thời gian trả kết quả xử lý trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có).”

Như vậy, sau khi thẩm định hồ sơ nhận thấy không đủ điều kiện giải quyết hoặc hồ sơ quá hạn giải quyết thì cơ quan có thẩm quyền đều phải thực hiện thông báo đến tổ chức, cá nhân. 

Việc thông báo này phải thực hiện bằng văn bản về lý do không cấp hoặc chậm cấp sổ cho người dân, tuy nhiên trên thực tế vì nhiều lý do mà có những cơ quan lảng tránh vấn đề này, chỉ trả lời miệng những lý do chung chung để thoái thác. Vì vậy, người dân bị chậm cấp sổ cần hỏi, yêu cầu cơ quan, cá nhân có thẩm quyền phải trả lời rõ bằng văn bản thay vì chỉ trả lời bằng lời nói. Văn bản trả lời này chính là tài liệu, nguồn chứng cứ để người dân khiếu nại, khởi kiện sau này, và nó cũng tạo nên sự ràng buộc giữa cá nhân, cơ quan có thẩm quyền đối với vấn đề của bạn. 

Theo Khoản 2 Điều 2 Luật Tiếp công dân 2013, nếu quá thời hạn mà cơ quan hành chính không thông báo lý do chậm cấp Sổ đỏ thì người dân có thể kiến nghị về việc chậm cấp sổ.

Cách 2: Khiếu nại quyết định, hành vi chậm cấp sổ

Theo quy định tại Điều 27 Luật Khiếu nại 2011 (Hướng dẫn bởi Điều 16 Nghị định 124/2020/NĐ-CP) thì trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được khiếu nại thuộc thẩm quyền mà không thuộc một trong các trường hợp được quy định tại Điều 11 Luật Khiếu nại 2011, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc lần hai phải thụ lý giải quyết.

Đồng thời, đối với khiếu nại quyết định hành chính, hành vi hành chính, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại thông báo việc thụ lý hoặc không thụ lý bằng văn bản đến người khiếu nại, cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền chuyển khiếu nại đến (nếu có) và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp biết. 

Thẩm quyền giải quyết khiếu nại (Căn cứ Điều 17, Điều 18 và Điều 19 Luật Khiếu nại 2011) như sau:

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn), Trưởng phòng và tương đương thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương) có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của người có trách nhiệm do mình quản lý trực tiếp.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền giải quyết khiếu nại:

+ Lần đầu đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình.

+ Lần hai đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Trưởng phòng và tương đương đã giải quyết lần đầu nhưng còn khiếu nại hoặc khiếu nại lần đầu đã hết thời hạn nhưng chưa được giải quyết.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện đã giải quyết lần đầu nhưng còn khiếu nại hoặc khiếu nại lần đầu đã hết thời hạn nhưng chưa được giải quyết.

Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý.

Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý.

Cách 3: Tiến hành khởi kiện 

Việc khởi kiện khi bị chậm cấp sổ đỏ là khởi kiện quyết định hành chính, hành vi hành chính vì vậy sẽ được thực hiện theo trình tự, thủ tục của Luật Tố tụng hành chính 2015:

- Thời hiệu khởi kiện: Theo điểm a khoản 2 Điều 116 Luật Tố tụng hành chính 2015, thời hiệu khởi kiện khi bị chậm, từ chối cấp Giấy chứng nhận là 01 năm kể từ ngày nhận được hoặc biết được hành vi, quyết định từ chối cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 

- Hồ sơ khởi kiện bao gồm:

+ Đơn khởi kiện

+ Giấy tờ tuỳ thân của người khởi kiện

+ Tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền và nghĩa vụ của người khởi kiện bị xâm phạm.

Lưu ý: Thời hạn chuẩn bị xét xử khi chậm cấp Sổ đỏ là 04 tháng kể từ ngày thụ lý vụ án. Nếu vụ án phức tạp hoặc có trở ngại khách quan thì thời hạn chuẩn bị xét xử có thể bị gia hạn một lần, nhưng không quá 02 tháng.