Chuyển đổi mã số thuế sang số định danh: Những rủi ro nếu chậm trễ và hướng dẫn thực hiện cho người nộp thuế là cá nhân

Từ ngày 1/7/2025, mã số thuế cá nhân sẽ chính thức được thay thế bằng số định danh cá nhân ghi trên căn cước công dân (CCCD) gắn chip. Sự thay đổi này sẽ tác động đến toàn bộ quy trình đăng ký, kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế. Do đó, người nộp thuế cần chủ động kiểm tra và cập nhật thông tin đăng ký thuế. Việc cập nhật này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi khi thực hiện nghĩa vụ thuế, mà còn là cơ sở để hệ thống dữ liệu thuế quốc gia tự động chuyển đổi sang mã số thuế mới mà không làm gián đoạn các giao dịch hành chính, tài chính của người nộp thuế…Bài viết dưới đây của Luật Sao Việt sẽ phân tích các rủi ro nếu không thực hiện, đồng thời hướng dẫn người nộp thuế cách thức kê khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế một cách chính xác và thuận tiện.

1. Yêu cầu cập nhật thông tin đăng ký thuế

Từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng thay cho mã số thuế của hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, cá nhân. Theo quy định tại Thông tư số 86/2024/TT-BTC và Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cơ quan thuế sẽ không còn cấp mã số thuế 10 số cho cá nhân, mà thay vào đó, số định danh cá nhân gồm 12 chữ số trên căn cước công dân gắn chip sẽ được sử dụng làm mã số thuế duy nhất. Sự thay đổi này sẽ tác động đến toàn bộ quy trình đăng ký, kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế. Trong đó, một điều kiện tiên quyết để quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru chính là: người nộp thuế phải cập nhật thông tin đăng ký thuế phù hợp với dữ liệu định danh cá nhân.

Cụ thể, từ thời điểm 1/7/2025, cơ quan thuế sẽ ngừng cấp mới mã số thuế 10 số cho cá nhân. Thay vào đó, nếu cá nhân đã được cấp CCCD, thì chính số định danh trên thẻ này sẽ tự động được sử dụng làm mã số thuế, với điều kiện thông tin cá nhân đã được đối chiếu và khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp cá nhân chưa có CCCD (như người nước ngoài cư trú tại Việt Nam hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài), cơ quan thuế sẽ vẫn duy trì quy trình cấp mã số thuế như trước. Đối với hộ kinh doanh, mã số thuế cũng sẽ có sự thay đổi tương ứng: số định danh cá nhân của người đại diện hộ sẽ đồng thời được sử dụng làm mã số thuế của hộ kinh doanh. Điều này đòi hỏi cá nhân đại diện hộ phải chủ động kiểm tra và đảm bảo thông tin định danh (CCCD) của mình trong hệ thống thuế đã chính xác và đầy đủ.

Trong bối cảnh đó, Tổng cục Thuế đã khuyến nghị người nộp thuế là cá nhân, đặc biệt là người lao động, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh…cần chủ động kiểm tra và cập nhật thông tin đăng ký thuế. Việc cập nhật này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi khi thực hiện nghĩa vụ thuế, mà còn là cơ sở để hệ thống dữ liệu thuế quốc gia tự động chuyển đổi sang mã số thuế mới mà không làm gián đoạn các giao dịch hành chính, tài chính của người nộp thuế.

2. Những rủi ro pháp lý khi cá nhân không cập nhật thông tin đăng ký thuế

Trước hết, trong trường hợp chưa trùng khớp (do sai họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD...), mã số thuế sẽ tạm chuyển sang trạng thái “Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Trong trạng thái này, mã số thuế không còn hiệu lực sử dụng trong các giao dịch thuế, gây đình trệ các thủ tục quan trọng như hoàn thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế, hoặc nộp thuế điện tử. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến những cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn, cần quyết toán thuế cuối năm hoặc đang thực hiện các giao dịch tài chính có liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Thứ hai, cá nhân không cập nhật CCCD sẽ có nguy cơ bị khấu trừ thuế cao hơn tại nguồn. Cụ thể, cơ quan chi trả thu nhập như công ty, doanh nghiệp sẽ không thể xác định đúng mã số thuế nếu thông tin không khớp. Trong nhiều trường hợp, thu nhập của người lao động sẽ bị khấu trừ theo diện “chưa có mã số thuế” với mức thuế cao hơn (thường là 20%). Đồng thời, người lao động cũng không thể thực hiện quyết toán thuế tại nơi làm việc, dẫn đến mất quyền hoàn thuế hoặc giảm trừ hợp pháp. Ví dụ, việc không cập nhật thông tin có thể gây ảnh hưởng đến quyền hưởng ưu đãi thuế. Một trong những quyền lợi quan trọng là được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Nếu mã số thuế của người phụ thuộc chưa được cập nhật đúng hoặc bị "treo", cá nhân sẽ bị gián đoạn, thậm chí không được giải quyết tính giảm trừ khi quyết toán thuế, dẫn đến phải nộp số thuế lớn hơn thực tế. Một rủi ro đáng lưu ý khác là việc bị từ chối thực hiện giao dịch hành chính hoặc tài chính. Nhiều cơ quan như ngân hàng, phòng công chứng, cơ quan công quyền hiện nay yêu cầu đối chiếu thông tin thuế qua mã số thuế cá nhân. Nếu mã số thuế không còn hiệu lực hoặc thông tin không trùng khớp, cá nhân có thể bị từ chối giao dịch mua bán bất động sản, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký vay vốn, hoặc không thể tham gia các thủ tục hành chính yêu cầu xác minh thuế.

Trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh liên thông dữ liệu số giữa thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, y tế và các nền tảng công dân số, việc cá nhân không cập nhật thông tin chính xác sẽ bị loại khỏi tiến trình tích hợp, dẫn đến khó khăn khi thực hiện các thủ tục số hóa như khai thuế online, nộp hồ sơ hành chính điện tử…

Do đó, để đảm bảo quyền lợi và tránh phát sinh rủi ro khi thực hiện nghĩa vụ thuế, người nộp thuế cần chủ động kiểm tra, cập nhật thông tin cá nhân trên hệ thống cơ quan thuế nhằm khớp đúng với dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

3. Hướng dẫn người nộp thuế là cá nhân cập nhật, thay đổi thông tin đăng ký thuế

Người nộp thuế là cá nhân có thể lựa chọn một trong các cách sau đây để thực hiện cập nhật, thay đổi thông tin đăng ký thuế:

Cách 1: Kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế theo phương thức điện tử

Thông qua ứng dụng Etax Mobile

Thông qua Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế

NNT truy cập Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại theo địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ → chọn tab “Cá nhân” → “Đăng nhập” bằng cách nhập các thông tin tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được cấp.