Điều kiện để khoản chi từ tài khoản cá nhân mua thiết bị cho công ty được trừ vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp?

Tôi là kế toán trong công ty kinh doanh phần mềm quản lý bán hàng. Tuần trước, công ty tôi mới mua thêm 2 laptop cho nhân viên để làm việc. Khi mua hàng, sếp đã nhờ tôi sử dụng thẻ ngân hàng của mình để thanh toán (vì thẻ của tôi có ưu đãi giảm 500.000 đồng), sau đó trích từ tài khoản công ty ra để trả tôi. Vậy tôi muốn hỏi, khi hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp, liệu việc sử dụng tài khoản của nhân viên để thanh toán tiền mua thiết bị cho công ty như trên có tính là chi phí hợp lý không và cần những điều kiện gì để được trừ ?

Trả lời

Chào bạn. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến Luật Sao Việt. Đối với thắc mắc của bạn, chúng tôi tư vấn như sau:

Căn cứ pháp lý:

- Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC

- Công văn 3977/TCT-DNL hướng dẫn chính sách thuế

Theo đó, khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp được ttrừ các khoản chi nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng...."

Như vậy, tương tự các khoản chi khác, chi phí mua thiết bị, máy tính cho nhân viên làm việc là khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, do đó nếu đáp ứng các điều kiện còn lại nêu trên sẽ được tính là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Ngoài ra, liên quan đến hình thức thanh toán bằng tài khoản của nhân viên, tại Công văn 3977/TCT-DNL, Tổng cụ thuế hướng dẫn như sau

“…Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Tập đoàn VNPT và các đơn vị thành viên của Tập đoàn ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Doanh nghiệp sử dụng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng mang tên cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán sau đó về thanh toán lại với Doanh nghiệp nếu có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp gồm: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên Doanh nghiệp; Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Doanh nghiệp; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của Doanh nghiệp cho cá nhân và chứng từ chuyển tiền từ thẻ của cá nhân cho người bán thì Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN”

Kết luận, công ty bạn mua thêm máy tính để nhân việc làm việc bằng tài khoản ngân hàng của bạn, sau đó công ty sẽ trích từ tài khoản công ty để trả lại cho bạn, thì khoản chi này có thể được trừ vào chi phí hợp lý khi hạch toán thuế TNDN. Tuy nhiên để khoản chi phí thanh toán qua tài khoản của nhân viên (tài khoản cá nhân) được trừ vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Hình thức thanh toán này phải được quy định cụ thể tại Quy chế quản lý tài chính của DN hoặc có Quyết định, giấy tờ tài liệu về việc ủy quyền của DN cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với DN.

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và MST của Doanh nghiệp.

- Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân cho người bán và chứng từ chuyển tiền từ Tài khoản của doanh nghiệp đã đăng ký với Cơ quan thuế vào TK cá nhân. Lưu ý: Doanh nghiệp có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ để giải trình cho cơ quan thuế khi cần.

Trường hợp doanh nghiệp trả lại cho nhân viên bằng tiền mặt thì không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nên khoản chi từ tài khoản cá nhân để mua máy tính, thiết bị cho công ty sẽ không được trừ vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trên đây là tư vấn của Luật Sao Việt đối với câu hỏi của bạn. Nếu trong quá trình thực hiện các thủ tục nếu gặp phải các vấn đề cần được giải đáp, bạn vui lòng liên hệ: