Kể từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sẽ tuân theo các quy định mới được ban hành trong Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Luật Sao Việt sẽ hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót theo quy định mới này, đồng thời lưu ý những điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần biết trong quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định mới ban hành.
Ảnh minh họa (nguồn:Internet)
1. Bỏ quy định yêu cầu cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP đã có điều chỉnh quan trọng về cách thức xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện có sai sót sau khi đã lập. Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất là bãi bỏ yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đã lập khi phát hiện sai sót. Cụ thể, theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì theo Khoản 1 Điều 19, người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Tuy nhiên, từ ngày 01/6/2025, theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, quy định trên đã được thay thế bởi quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử. Theo đó, sẽ không còn yêu cầu người bán phải thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót nữa, mà thay vào đó là chỉ thực hiện một trong các phương án không cần phải lập lại hóa đơn hoặc lập hóa đơn mới thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử lập sai, tùy từng trường hợp cụ thể.
2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định mới
Cụ thể, theo quy định mới này, trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm đối với cả hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý tùy từng trường hợp như sau:
Trường hợp lựa chọn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai
Trong trường hợp này, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Khi đó, hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp lựa chọn thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai:
Trước tiên, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Lưu ý: Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Sau khi đã thỏa thuận hoặc thông báo về nội dung sau, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai. Khi đó, hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế:
- Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Tuy nhiên, nếu sau khi đã xử lý theo một trong hai hình thức trên mà lại tiếp tục phát hiện hóa đơn vẫn còn sai, thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ phải tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu mà không được chuyển sang hình thức khác. Quy định này giúp cơ quan thuế và người bán dễ dàng truy vết, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn trong chuỗi xử lý hóa đơn có sai sót.
- Đối với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế thì người bán, người mua sẽ khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế; Trừ những trường hợp đặc biệt quy định tại Khoản 4 của Điều luật sửa đổi thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
3. Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định mới
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Ngoài điều chỉnh về xử lý hóa đơn có sai sót như nội dung trên, dưới đây là một số nội dung sửa đổi, bổ sung quan trọng khác liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Bổ sung đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác sẽ đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng loại hóa đơn là hóa đơn giá trị gia tăng. Đồng thời, bổ sung quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nước ngoài thông qua Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của Tổng cục Thuế.
- Bổ sung hóa đơn thương mại điện tử
Theo đó, hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
- Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Bên cạnh 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định mới còn bổ sung thêm một số tình huống khác mà người nộp thuế sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:
+) Người nộp thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế;
+) Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ bị cơ quan chức năng khởi tố; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;
+) Cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn;
+) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
+) Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp có hành vi trốn thuế, doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định.
+) Người nộp thuế có hành vi trốn thuế; người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế thì cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Những thay đổi trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ ảnh hưởng đến nghiệp vụ kế toán – thuế, mà còn yêu cầu doanh nghiệp rà soát lại quy trình xử lý hóa đơn và đào tạo nhân sự liên quan để tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu còn bất kỳ những vướng mắc nào khác liên quan đến lĩnh vực kế toán-thuế nói chung, hãy liên hệ với Chuyên viên và Luật sư của chúng tôi để được tư vấn cụ thể và gỡ vướng.
- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"
TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT: 1900 6243
Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525B Lạc Long Quân, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Tp. Hà Nội
Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com
