Từ ngày 1/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khởi tạo từ máy tính tiền được Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cụ thể. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của ngành thuế. Giải pháp này không chỉ góp phần hạn chế sai sót khi lập hóa đơn mà còn tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hỗ trợ cơ quan thuế thuận tiện hơn trong công tác kiểm tra và giám sát. Tuy nhiên, không ít tổ chức, cá nhân kinh doanh vẫn đang lúng túng trước câu hỏi: Mình có thuộc diện sử dụng loại hóa đơn này không? Cần triển khai thực hiện như thế nào? Nếu không áp dụng thì có bị xử phạt không? Tham khảo ngay trong bài viết dưới đây của Luật Sao Việt.
Ảnh minh họa (nguồn: internet)
1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn như thế nào?
Tại điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 170/2025/NĐ-CP đã lần đầu đưa ra định nghĩa về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Theo đó, đây là một loại hóa đơn điện tử đặc thù, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin; Do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền và dữ liệu sẽ được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định. Trong đó, máy tính tiền được giải thích là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng (điểm d Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 170/2025/NĐ-CP).
2. Những đối tượng nào thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Căn cứ quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật quản lý thuế 2019 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).
Cụ thể, đối tượng là hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
Theo quy định, đối tượng áp dụng hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
Trường hợp 1: Hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (bao gồm: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) đáp ứng 1 trong 3 tiêu chí dưới đây thì phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:
(i) Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hàng năm trên 01 tỷ;
(ii) Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;
(iii) Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Trường hợp 2: Hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa đầy đủ hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền từ năm 2024 trở về trước
3. Những lưu ý khi triển khai thực hiện hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?
Theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã. Do đó, đối với đối tượng này, việc sử dụng hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền không phải là yêu cầu bắt buộc.
Những nội dung cần phải có trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Người bán có trách nhiệm gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử như: tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác…hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua có thể tra cứu và tải hóa đơn điện tử. Trong đó, trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần phải có những nội dung sau (khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu)
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng
- Thời điểm lập hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Lưu ý đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Khi triển khai thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh cần lưu ý thêm một số nội dung sau: hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số. Đồng thời, những khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
4. Hộ kinh doanh cần làm gì để thực hiện chính sách mới?
Để thực hiện chính sách mới, hộ kinh doanh thuộc một trong các đối tượng trên phải thực hiện:
- Chuẩn bị trang thiết bị cơ bản: Để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh chỉ cần đáp ứng điều kiện có kết nối internet và có máy tính vi tính hoặc điện thoại thông minh hoặc Ipad.
- Đồng thời, hộ kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận.
+) Đăng ký mới nếu chưa đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
+) Nếu đang sử dụng hình thức hóa đơn khác thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế.
Việc đăng ký mới hoặc đăng ký thay đổi thông tin thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (từ ngày 01/6/2025 thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ).
5. Mức xử phạt khi không áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/6
Theo lưu ý từ cơ quan thuế, trường hợp người nộp thuế là hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhưng chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì cơ quan thuế sẽ có kế hoạch, giải pháp hỗ trợ và thông báo đến người nộp thuế về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nếu hộ kinh doanh đã được cơ quan thuế hỗ trợ và thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nhưng không chuyển đổi thì được xác định là “hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn”, cơ quan thuế sẽ phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
Theo đó, căn cứ quy định hiện hành tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc nếu không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế sẽ bị xử phạt hành chính, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Cụ thể:
- Phạt từ 02 đến 04 triệu đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định (theo điểm d, khoản 4, Điều 24);
- Phạt từ 05 đến 10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua (theo khoản 5, Điều 24).
Lưu ý: Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025. Do đó, chậm nhất là ngày 30/5/2025, hộ kinh doanh cần chú ý liên hệ với nhà cung cấp giải pháp phần mềm hoá đơn điện tử để kịp thời đăng ký, thay đổi chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử khi kinh doanh được thực hiện kịp thời và đúng quy định.
Nếu còn bất kỳ những vướng mắc nào khác liên quan về hóa đơn và kế toán thuế, vui lòng liên hệ đến Luật sư và Chuyên viên pháp lý của Luật Sao Việt để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"
TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT: 1900 6243
Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525B Lạc Long Quân, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Tp. Hà Nội
Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com
