“Cuộc cách mạng” trong xử phạt lập hóa đơn sai thời điểm: Phân hóa rõ rệt theo số lượng từ 16/01/2026

“Cuộc cách mạng” trong xử phạt lập hóa đơn sai thời điểm: Phân hóa rõ rệt theo số lượng từ 16/01/2026

Chính phủ vừa ban hành Nghị định 310/2025/NĐ-CP ngày 02/12/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mang đến một “làn gió mới” trong công tác xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn. Điểm đáng chú ý nhất chính là sự thay đổi căn bản trong cách thức tính mức phạt đối với hành vi “lập hóa đơn không đúng thời điểm”. Không còn áp dụng mức hình phạt chung chung, quy định mới sẽ “đếm số lượng hóa đơn” để định đoạt mức phạt.

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

1. Bối cảnh pháp lý: Từ định tính sang định lượng

Trước đây theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt cho hành vi lập hóa đơn sai thời điểm thường dựa trên hậu quả (có dẫn đến chậm thuế hay không) và các tình tiết tăng nặng/giảm nhẹ. Mức phạt dao động phổ biến từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Tuy nhiên, Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã chuyển sang cơ chế lũy tiến theo số lượng. Điều này có nghĩa là: Sai càng nhiều, phạt càng nặng. Quy định mới chia hành vi vi phạm thành 02 nhóm đối tượng riêng biệt với khung phạt khác nhau:

• Nhóm 1: Hàng hóa nội bộ, khuyến mại, biểu tặng, hàng mẫu….(Mức phạt nhẹ hơn).
• Nhóm 2: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thương mại (Mức phạt nặng hơn)

2. Chi tiết mức phạt mới (Áp dụng từ 16/01/2026)

Để giúp quý doanh nghiệp và kế toán dễ dàng tra cứu, chúng tôi đã hệ thống hóa các khung phạt dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm như sau:

Nhóm 1: Hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ

(Bao gồm: Hàng mẫu, quảng cáo, trả thay lương, cho vay, mượn, hoàn trả hàng hóa…)

• 01 hóa đơn: Phạt cảnh cáo
• Từ 02 đến dưới 10 số: Phạt tiền 500.000 – 1.500.000 đồng
• Từ 10 đến dưới 50 số: Phạt tiền 2.000.000 – 5.000.000 đồng
• Từ 50 đến dưới 100 số: Phạt tiền 5.000.000 – 15.000.000 đồng
• Từ 100 số trở lên: Phạt tiền 15.000.000 – 30.000.000 đồng

Nhóm 2: Hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ (Thương mại)

(Đây là hoạt động kinh doanh cốt lõi, mức phạt áp dụng nghiêm khắc hơn rất nhiều)

• 01 số hóa đơn: Phạt tiền 500.000 – 1.500.000 đồng
• Từ 02 đến dưới 10 số: Phạt tiền 2.000.000 – 5.000.000 đồng

• Từ 10 đến dưới 20 số: Phạt tiền 5.000.000 – 15.000.000 đồng
• Từ 50 đến dưới 100 số: Phạt tiền 30.000.000 – 50.000.000 đồng
• Từ 100 số trở lên: Phạt tiền 50.000.000 – 70.000.000 đồng

3. Ví dụ minh họa thực tế

Để hiểu rõ sự tác động tài chính của quy định mới, hãy cùng xem xét các tình huống giả định sau:

Tình huống 1: Quà tết doanh nghiệp (Nhóm 1)

Bối cảnh: Vào dịp Tết Nguyên Đán 2026, Công ty X xuất kho 05 giỏ quà để biếu tặng đối tác. Kế toán xuất hóa đơn đầu ra cho 05 giỏ quà này trễ hạn hơn so với quy định 2 ngày.

• Hành vi: Lập hóa đơn sai thời điểm đối với hàng biếu tặng
• Số lượng: 05 số hóa đơn
• Xử lý theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP: Thuộc khung “Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn” của nhóm hàng biếu tặng
• Mức phạt: Từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng

Tình huống 2: Cửa hàng bán lẻ (Nhóm 2 – Quy mô nhỏ)

Bối cảnh: Cửa hàng Y bán máy tính xách tay. Do sơ suất, nhân viên kế toán quên xuất hóa đơn trong ngày cho 05 khách hàng mua máy, mà xuất bù vào ngày hôm sau.

• Hành vi: Lập hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa
• Số lượng: 05 số hóa đơn
• Xử lý theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP: Thuộc khung “Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn” của nhóm bán hàng thương mại
• Mức phạt: Từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng

Mặc dù cùng là lỗi trên 05 hóa đơn, nhưng hoạt động bán hàng (Tình huống 2) bị phạt nặng hơn gấp 4 lần so với hoạt động biếu tặng  (Tình huống 1).

Tình huống 3: Sai sót hệ thống hàng loạt (Nhóm 2 – Quy mô lớn)

Bối cảnh: Doanh nghiệp Z kinh doanh vận tải. Do lỗi phần mềm, toàn bộ 60 chuyến xe trong ngày 20/01/2026 không được xuất hóa đơn ngay khi kết thúc dịch vụ, mà bị đẩy sang ngày 21/01/2026 mới lập.

• Hành vi: Lập hóa đơn sai thời điểm cung cấp dịch vụ
• Số lượng: 60 số hóa đơn
• Xử lý theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP: Thuộc khung “Từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn” của nhóm bán hàng
• Mức phạt: Từ 30.000.000 – 50.000.000 đồng

Lời khuyên cho doanh nghiệp:

Sự thay đổi Nghị định 310/2025/NĐ-CP cho thấy cơ quan thuế đang siết chặt kỷ luật về thời điểm xuất hóa đơn, đặc biệt là với các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn (bán lẻ, xăng dầu, vận tải, ăn uống).

Rủi ro tài chính là rất lớn nếu xảy ra lỗi hệ thống dẫn đến sai sót hàng loạt trong doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần:

1. Rà soát quy trình: Đảm bảo quy trình xuất hóa đơn được thực hiện ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ

2. Nâng cấp phần mềm: Sử dụng các giải pháp hóa đơn điện tử tự động để giảm thiểu sai sót của con người

3. Đào tạo nhân sự: Cập nhật ngay quy định mới này cho bộ phận kế toán trước thời điểm 16/01/2026.

Liên hệ ngay để được Luật sư, Chuyên viên pháp lý hỗ trợ kịp thời:

- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -            
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"

Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6243

Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525B Lạc Long Quân, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Hà Nội

Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com