Nội quy lao động và những điều cần biết

1. Nội quy lao động là gì?

Bộ Luật Lao động 2019 hay những văn bản pháp luật khác đều không có định nghĩa cụ thể về nội quy lao động. Tuy nhiên, nội quy lao động vẫn thường được hiểu là văn bản do người sử dụng lao động ban hành trong đó bao gồm các quy định, quy tắc ứng xử bắt buộc mà người lao động phải tuân thủ khi làm việc trong doanh nghiệp. Nội quy lao động bao gồm những quy định về những hành vi vi phạm kỷ luật lao động, cách thức xử lý kỷ luật người lao động và quy định về trách nhiệm bồi thường thiệt hại của người lao động khi gây thiệt hại về tài sản cho người sử dụng lao động trong quá trình thực hiện quyền và nghĩa vụ lao động.

2. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chính nào?

Theo hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây (Tuy nhiên không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan):

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

- Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

- An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

- Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

- Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

3. Nội quy lao động có bắt buộc phải đăng ký với cơ quan Nhà nước?

Điều 119 Bộ luật Lao động quy định về đăng ký nội quy lao động như sau:

“119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

4. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

5. Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều này.”

Như vậy, không phải tất cả các công ty đều phải đăng ký nội quy lao động mà chỉ những công ty có từ 10 người lao động trở lên mới bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan có thẩm quyền.

Nếu doanh nghiệp chỉ có dưới 10 người lao động thì không cần ban hành nội quy lao động bằng văn bản và không cần đăng ký nội quy lao động.

4. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 120 BLLĐ 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các giấy tờ sau:

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

- Nội quy lao động;

- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Trình tự thực hiện:

Bước 1: Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến Sở LĐ-TB&XH hoặc Phòng LĐ-TB&XH (nếu được Sở Ủy quyền) trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành.

Nếu người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Nếu nội quy lao động đã phù hợp thì sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ, nội quy lao động sẽ có hiệu lực.

5. Mức phạt khi doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt người sử dụng lao động đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động như sau:

“2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

…b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;”.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức này chỉ áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt đối của tổ chức gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân nêu trên.

Vì vậy, doanh nghiệp vi phạm không đăng ký nội quy lao động bị xử phạt hành chính từ 10 - 20 triệu đồng.