Thực tế cho thấy có nhiều trường hợp người lao động gửi công ty đóng hộ BHXH dù không làm việc hoặc nhờ công ty đóng cao hơn để được hưởng chế độ thai sản. Do đó, đối với những doanh nghiệp dấu hiệu khi đóng BHXH như: có người lao động được hưởng chế độ thai sản khi mới đóng bảo hiểm xã hội từ 06-08 tháng hoặc mức đóng BHXH cao bất thường, thông thường doanh nghiệp sẽ bị thanh tra chế độ thai sản để tránh trục lợi Bảo hiểm xã hội. Vậy các doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi bị thanh tra Bảo hiểm xã hội ghé thăm?
.jpg)
Ảnh minh hoạ. Nguồn: Internet.
1. Các trường hợp thường bị thanh tra chế độ thai sản
Theo quy định tại Công văn số 1019/BHXH-CSXH ngày 23/3/2012, Công văn số 2388/BHXH-CSXH ngày 27/6/2013, Công văn số 1973/BHXH-CSXH ngày 27/5/2017 của cơ quan BHXH Việt Nam chỉ đạo BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tăng cường kiểm tra, rà soát kỹ các trường hợp đề nghị giải quyết chế độ thai sản mà có thời gian đóng BHXH từ đủ 6 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con.
Theo đó, những doanh nghiệp có số người hưởng chế độ thai sản chiếm tỷ lệ cao, mức đóng BHXH cao bất thường hoặc các trường hợp có truy đóng BHXH cộng nối thời gian để đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản,... sẽ có khả năng cao bị thanh tra, kiểm tra.
Nếu quá trình kiểm tra, xác minh có phát hiện hiện tượng đăng ký đóng BHXH nhưng thực tế không làm việc, không có tiền lương hoặc tiền công tại đơn vị thì không giải quyết hưởng chế độ thai sản, đồng thời báo cáo và đề nghị UBND tỉnh chỉ đạo các cơ quan có chức năng của địa phương tiến hành thanh tra và kết luận xử lý vi phạm, những vụ vi phạm điển hình đề nghị truy tố trước pháp luật.
2. Những vấn đề doanh nghiệp cần chú ý khi bị cơ quan BHXH thanh tra chế độ thai sản
Khi bị thanh tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thể hiện người lao động có làm việc thực tế tại công ty đúng với dữ liệu đã cung cấp cho cơ quan BHXH. Trong đó, cần chú ý các giấy tờ sau:
- Hợp đồng lao động (Rà soát hợp đồng của nhân viên cần chú ý xếp lương đúng ngạch, đúng bậc trong thang bảng lương. Các điều khoản trong hợp động lao động phải đúng luật)
Lưu ý:
+ Đối với lao động có thời hạn trên 3 tháng nếu không đóng BH thì phải có thẻ BH còn giá trị sử dụng.
+ Đối với người lao động đã qua độ tuổi lao động cần chuẩn bị thêm Sổ BHXH, quyết định nghỉ hưu,...
- Hồ sơ nhân sự công ty (bao gồm sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khoẻ, bản sao bằng cấp,...)
- Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và hệ thống thang, bảng lương
+ Xây dựng thang bảng lương chú ý nhóm đối tượng qua đào tạo, nặng nhọc độc hại, thời gian nâng lương (tức nâng bậc hàng năm từ bậc 1 lên 2 lên 3…).
+ Bảng chấm công phải đúng luật lao động về thời gian làm thêm, làm đêm, nghỉ lễ, tết, nghỉ phép.
+ Bảng lương phải chi trả đúng quy định về lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản làm thêm, làm đêm, nghỉ lễ, tết, phép.
- Kiểm tra các quyết định liên quan đến các khoản phụ cấp không đóng BHXH và có đóng BHXH.
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp
+ Số lượng nhân viên trên bảng công, bảng lương phải bằng đúng trên tờ khai thuế TNCN đã báo cáo (gồm cả đóng BHXH cả không đóng BHXH đã giải trình khớp với báo cáo thuế TNCN).
+ Tiền lương, phụ cấp, thưởng và các chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên công ty phải bằng đúng phát sinh của TK 334 đã báo cáo (phải khớp lương đến từng trăm đồng).
- Sổ Bảo hiểm xã hội và giấy khai sinh con của lao động được hưởng chế độ thai sản
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đối với lao động nghỉ việc sau thời gian thai sản.
