Tiền lương, tiền công là một trong những khoản chi phí lớn nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng thanh toán lương ngay cho người lao động. Nhiều doanh nghiệp thường phát sinh tình trạng hạch toán chi phí lương nhưng đến thời điểm quyết toán thuế vẫn chưa thực hiện chi trả.
Vậy khoản lương chưa trả này có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp hay không? Đây là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán quan tâm.
1. Nguyên tắc chung về chi phí tiền lương
Để khoản tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp.
- Có hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
- Đã hạch toán đầy đủ trên sổ sách kế toán.
Ngoài ra, đối với tiền lương, tiền công còn phải đáp ứng điều kiện riêng về thời điểm chi trả.
2. Lương đã hạch toán nhưng chưa trả có được tính chi phí không?
Câu trả lời là CÓ, nhưng phải đáp ứng điều kiện về thời hạn thanh toán.
Trường hợp doanh nghiệp đã hạch toán chi phí tiền lương của năm tài chính nhưng chưa chi trả cho người lao động, khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp thực hiện thanh toán trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm.
Ví dụ:
- Tiền lương tháng 12/2026 được hạch toán vào chi phí năm 2026.
- Doanh nghiệp chi trả vào tháng 01 hoặc tháng 02/2027.
- Việc thanh toán được thực hiện trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm 2026.
=> Khoản lương này vẫn được tính vào chi phí được trừ của năm 2026.
3. Trường hợp nào bị loại khỏi chi phí được trừ?
Khoản tiền lương sẽ không được tính vào chi phí được trừ nếu:
Không thực tế chi trả
Doanh nghiệp chỉ hạch toán trên sổ sách nhưng không thanh toán cho người lao động.
Chi trả sau thời hạn quyết toán thuế
Nếu đến thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN mà doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán tiền lương thì khoản chi phí này có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Không có hồ sơ chứng minh
Một số trường hợp doanh nghiệp:
- Không ký hợp đồng lao động.
- Không có bảng lương.
- Không có bảng chấm công.
- Không có chứng từ thanh toán.
Khi đó cơ quan thuế có thể đánh giá khoản chi không đủ căn cứ hợp lý, hợp lệ và loại khỏi chi phí được trừ.
4. Chứng từ cần chuẩn bị
Để bảo vệ chi phí tiền lương khi thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ:
- Hợp đồng lao động.
- Quyết định bổ nhiệm (nếu có).
- Bảng chấm công.
- Bảng thanh toán lương.
- Phiếu lương hoặc bảng kê lương.
- Chứng từ chuyển khoản hoặc chứng từ chi tiền mặt theo quy định.
- Hồ sơ tham gia BHXH đối với người lao động thuộc diện tham gia.
5. Những sai sót doanh nghiệp thường gặp
Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp các lỗi như:
- Hạch toán lương nhưng không trả thực tế.
- Chuyển khoản không đúng người nhận.
- Không lưu chứng từ thanh toán.
- Trả lương bằng tiền mặt nhưng không có ký nhận.
- Hạch toán chi phí lương cho người không làm việc thực tế tại doanh nghiệp.
Đây là các lỗi phổ biến dẫn đến việc cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí tiền lương khi thanh tra, kiểm tra.
6. Khuyến nghị cho doanh nghiệp
Để hạn chế rủi ro thuế, doanh nghiệp nên:
- Xây dựng hồ sơ lao động đầy đủ ngay từ đầu.
- Thanh toán tiền lương đúng hạn.
- Ưu tiên thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán và hồ sơ nhân sự.
- Kiểm tra định kỳ các khoản lương treo trên sổ kế toán trước thời điểm quyết toán thuế.
7. Kết luận
Tiền lương chưa trả cho người lao động vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ và thực hiện chi trả theo đúng quy định. Ngược lại, các khoản lương chỉ hạch toán trên sổ sách nhưng không thanh toán thực tế hoặc không đủ hồ sơ chứng minh có nguy cơ cao bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ và truy thu thuế.
Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc quản lý hồ sơ lao động, chứng từ thanh toán tiền lương và thời điểm chi trả để đảm bảo quyền lợi về thuế cũng như hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh.
Liên hệ ngay để được Luật sư, Chuyên viên pháp lý hỗ trợ kịp thời:
- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"
Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6243
Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525 đường Lạc Long Quân, P. Tây Hồ, TP. Hà Nội
Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com
