Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ

Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao:

Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:

+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp (Giấy tờ tùy thân bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu);

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện (Bản chụp giấy tờ tùy thân không phải chứng thực);

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận (Giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó);

+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.

+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp (Giấy tờ tùy thân bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu);

+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện (Bản chụp giấy tờ tùy thân không phải chứng thực);

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm (Giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó);

+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ khoản 1 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.

+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Đối với trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao:

Đối với trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

- Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc

- Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.

- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

- Cơ quan đại diện thực hiện chứng nhận lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam thông báo.

- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.