Những lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước. Vậy khi nào cần lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và cần lưu ý những vấn đề gì về chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Tham khảo bài viết sau đây của Luật Sao Việt nhé!

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng trong nhiều mục đích như: hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế hoặc chứng minh các khoản tiền thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định.

Khi nào cần lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân. Ví dụ: khi doanh nghiệp trả lương cho người lao động mà khoản lương đó phải khấu trừ thuế TNCN thì kế toán phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại thời điểm trả lương. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Từ ngày 01/7/2022, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực quy định tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ năm 2023

Trước đây, doanh nghiệp có thể mua chứng từ khấu trừ thuế của cơ quan thuế, tuy nhiên theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, kể từ 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in, những trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì vẫn tiếp tục sử dụng.

Từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Với chứng từ dạng điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức khấu trừ thuế TNCN được tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.

Hiện nay rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo, lựa chọn gói mua phù hợp với nhu cầu của mình.

Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng từ 2023

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC. Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Tuy nhiên, Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023 có hiệu lực từ ngày 31/01/2023. Thông tư số 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Đồng thời, các doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Vì vậy, ở thời điểm hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.