Ngày 26/11/2024, Quốc hội đã thông qua Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) số 48/2024/QH15, với nhiều nội dung sửa đổi mang tính đột phá trong quản lý thuế, và sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025. Một trong những điểm thay đổi quan trọng và nhận được sự quan tâm đặc biệt từ cộng đồng doanh nghiệp là quy định bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch mua vào hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt giá trị thanh toán, nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ). Quy định này đã đánh dấu sự thay đổi căn bản so với quy định hiện hành, khi trước đây các giao dịch dưới 20 triệu đồng vẫn được phép thanh toán bằng tiền mặt mà không ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế.
Có thể thấy, việc siết chặt điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào nhằm phục vụ nhiều mục tiêu quản lý, như: chống thất thu thuế, nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính, thúc đẩy nền kinh tế thanh toán không dùng tiền mặt...Trong bối cảnh hoạt động mua bán hóa đơn, kê khống chi phí đầu vào vẫn diễn biến phức tạp, đặc biệt với các giao dịch nhỏ lẻ bằng tiền mặt khó kiểm soát, thì việc siết chặt điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch khấu trừ thuế là cần thiết. Tuy nhiên, chính sách này cũng đặt ra nhiều thách thức thực tiễn đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, là những đối tượng thường xuyên phát sinh các giao dịch đầu vào có giá trị thấp, phụ thuộc vào nhà cung cấp là cá nhân, tiểu thương, hoặc đơn vị chưa có hệ thống thanh toán không tiền mặt chuyên nghiệp.
Bài viết dưới đây nhằm phân tích những tác động cụ thể của quy định mới về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ 1/7/2025; đánh giá các thách thức mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt; đồng thời đề xuất một số kiến nghị/lưu ý cho doanh nghiệp nhằm thích ứng với chính sách mới một cách hiệu quả.
1. Quy định mới về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ 1/7/2025
Điểm b Khoản 2 Điều 14 Luật thuế giá trị gia tăng năm 2024 quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào như sau: “Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ”. Như vậy, kể từ ngày 01/7/2025, mọi giao dịch mua vào hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt giá trị thanh toán, nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì bắt buộc phải có chứng từ chứng minh đã thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Ngoại lệ duy nhất là các trường hợp đặc thù sẽ do Chính phủ hướng dẫn chi tiết sau.
Trong đó, định nghĩa về “thanh toán không dùng tiền mặt” được làm rõ tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định số 52/2024/NĐ-CP. Theo đó, thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức thanh toán không sử dụng tiền mặt (tiền giấy, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nước phát hành), mà được thực hiện thông qua: (1) Các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt: Bao gồm séc, lệnh chi/ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu/nhờ thu, thẻ ngân hàng, ví điện tử, tiền di động, và các phương tiện khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước; (2) Các dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt: Bao gồm dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng, dịch vụ thanh toán bằng các phương tiện không dùng tiền mặt nêu trên, và các dịch vụ thanh toán khác theo quy định pháp luật. Trong thực tế, những phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến nhất là: Ví điện tử, internet banking, máy pos, mã QR code.
Như vậy, so với quy định hiện hành tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế GTGT năm 2013, theo đó các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từng lần dưới 20 triệu đồng được miễn điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì quy định mới đã bãi bỏ hoàn toàn ngưỡng giá trị này. Đây là sự thay đổi có tác động rất lớn về mặt thực tiễn, bởi nó đồng nghĩa với việc: Các khoản chi nhỏ lẻ, thường xuyên bằng tiền mặt như mua văn phòng phẩm, hàng hóa tiêu dùng, thực phẩm phục vụ hoạt động nội bộ… sẽ không còn đủ điều kiện khấu trừ thuế nếu không thực hiện thanh toán qua các phương thức phi tiền mặt. Hay những giao dịch phát sinh tại các hộ cá thể, nhà cung cấp nhỏ chưa triển khai phương thức thanh toán điện tử cũng bị loại khỏi diện khấu trừ thuế nếu không có chứng từ phù hợp. Với quy định này, doanh nghiệp không chỉ cần có hóa đơn hợp pháp mà còn phải có chứng từ thanh toán hợp lệ tương ứng bằng phương thức không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.
2. Tác động và thách thức đối với doanh nghiệp
Việc bãi bỏ ngưỡng miễn trừ 20 triệu đồng và bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch đầu vào nếu muốn khấu trừ thuế GTGT (trừ các trường hợp đặc biệt được Chính Phủ quy định) tạo ra một thay đổi lớn đối với hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp. Mặc dù quy định mang ý nghĩa tích cực về dài hạn, song trong khoảng thời gian trước mắt khi triển khai thực hiện theo quy định mới, đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh cá thể sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức cả về vận hành, thói quen giao dịch lẫn chi phí tuân thủ.
Thứ nhất, gia tăng đáng kể gánh nặng hành chính – kế toán
Đối với các doanh nghiệp có tần suất giao dịch đầu vào lớn, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống, bán lẻ, sản xuất nhỏ lẻ, thương mại phân phối, việc phải thu thập và lưu trữ chứng từ thanh toán điện tử cho tất cả những giao dịch dưới 20 triệu đồng là một yêu cầu rất khó đáp ứng. Quy định mới yêu cầu doanh nghiệp không chỉ có hóa đơn hợp lệ, mà còn phải có chứng từ thanh toán điện tử phù hợp để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi. Điều này làm gia tăng đáng kể khối lượng công việc kế toán, nhất là với doanh nghiệp có tần suất giao dịch đầu vào cao và trị giá nhỏ, như doanh nghiệp trong ngành F&B, bán lẻ, thương mại phân phối, hoặc sản xuất gia công quy mô nhỏ. Các thách thức cụ thể bao gồm:
- Tăng khối lượng kiểm tra, đối soát chứng từ: Doanh nghiệp cần đối chiếu thường xuyên giữa hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán (sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, biên nhận QR code, POS…), đảm bảo nội dung khớp nhau để đủ điều kiện khấu trừ thuế.
- Gia tăng rủi ro mất quyền khấu trừ thuế GTGT: Chỉ cần thiếu một khâu như: thanh toán bằng tiền mặt hoặc không có đủ chứng từ điện tử kèm theo, thì toàn bộ phần thuế GTGT đầu vào có thể bị loại khỏi chi phí được khấu trừ, dù giao dịch là thật và hóa đơn hợp lệ.
- Tăng cường quản lý hóa đơn, chứng từ: Việc quản lý hóa đơn và chứng từ không chỉ còn là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn liên quan đến bộ phận pháp chế, kiểm soát nội bộ và quản lý hợp đồng. Các doanh nghiệp có mô hình phân cấp, ví dụ doanh nghiệp chuỗi, hệ thống đại lý, sẽ phải xây dựng quy trình kiểm soát thống nhất, để đảm bảo mọi đơn vị thành viên cùng tuân thủ nguyên tắc thanh toán, lưu trữ. Trong quá trình thanh tra thuế, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp không có đủ bộ chứng từ hợp lệ để chứng minh tính hợp pháp của khoản khấu trừ, cho dù bản chất giao dịch là có thật, thì phần thuế GTGT đó vẫn có thể bị truy thu và xử phạt vi phạm hành chính. Do đó, trách nhiệm pháp lý của người đại diện pháp luật và kế toán trưởng cũng gia tăng tương ứng với rủi ro phát sinh từ lỗi quản lý nội bộ.
Thứ hai, thay đổi hành vi và thói quen thanh toán giao dịch
Một rào cản lớn đến từ hành vi giao dịch truyền thống trong hệ sinh thái doanh nghiệp nhỏ, nơi mà thanh toán tiền mặt vẫn được xem là phổ biến, tiện lợi và ít ràng buộc. Quy định mới sẽ tạo ra những biến động lớn trong hoạt động giao dịch giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Bởi:
- Không phải mọi nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp đều sẵn sàng hoặc đủ điều kiện để cung cấp hóa đơn và áp dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt. Nhiều doanh nghiệp trong ngành phân phối thực phẩm, vật tư nhỏ, dịch vụ vận chuyển, vệ sinh, bảo trì... vẫn thanh toán tiền mặt theo thói quen hoặc do tiện lợi.
- Sự chênh lệch giữa vùng miền: Tại các thành phố lớn, hệ thống ngân hàng, hạ tầng viễn thông và phương thức thanh toán số tương đối phát triển. Tuy nhiên, ở khu vực nông thôn, miền núi, điều kiện tiếp cận công nghệ, đường truyền internet hoặc năng lực số hóa của doanh nghiệp còn hạn chế, điều này tạo ra khoảng trống về khả năng tuân thủ.
- Doanh nghiệp lâm vào thế “lưỡng nan”: Nếu từ chối nhà cung cấp không thể thanh toán phi tiền mặt, chuỗi cung ứng truyền thống bị đứt gãy. Ngược lại, nếu vẫn tiếp tục giao dịch bằng tiền mặt, phần thuế GTGT đầu vào có thể sẽ không được khấu trừ, làm tăng chi phí thực tế và giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Hạn chế trong việc áp dụng hình thức thanh toán bằng thẻ ngân hàng đối với doanh nghiệp: Nhiều hợp đồng thương mại giữa doanh nghiệp không quy định cụ thể việc thanh toán bằng thẻ, do đó, nếu phát sinh giao dịch bằng hình thức này, sẽ rất khó xác định được đây là phương thức thanh toán được các bên thỏa thuận trước và mang tính hợp pháp. Điều này tạo khoảng trống pháp lý khiến doanh nghiệp dễ gặp rủi ro khi bị cơ quan thuế loại trừ khoản khấu trừ thuế liên quan, do không đủ chứng từ chứng minh mối quan hệ giữa hóa đơn, hợp đồng và thanh toán. Ngoài ra, thanh toán bằng thẻ ngân hàng cũng đặt ra yêu cầu cao về hệ thống kiểm soát nội bộ: xác nhận người sử dụng thẻ là người có thẩm quyền, phân quyền thanh toán, hạn mức chi tiêu, quy trình phê duyệt... Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có quy trình quản trị rủi ro hoặc quy định nội bộ về sử dụng thẻ cho mục đích giao dịch. Do đó, việc áp dụng hình thức thanh toán này dễ dẫn đến: Sai lệch trong hạch toán chi phí, thiếu đồng bộ trong hồ sơ thanh toán, mất quyền khấu trừ nếu không chứng minh được nguồn tiền là của doanh nghiệp.
Thứ ba, tăng chi phí đầu tư công nghệ, hạ tầng thanh toán và vận hành
Việc tuân thủ quy định mới không chỉ dừng lại ở thay đổi hành vi, mà còn kéo theo chi phí đầu tư đáng kể cho hạ tầng công nghệ và đào tạo nhân sự. Doanh nghiệp phải đầu tư máy POS, phần mềm kế toán tích hợp ngân hàng, hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử, chữ ký số, cổng thanh toán điện tử… Đồng thời phải đào tạo nhân viên kế toán, hành chính về quy trình thanh toán mới để tránh sai sót. Bên cạnh đó, chi phí vận hành đáng kể, bao gồm các loại phí dịch vụ ngân hàng (phí quản lý tài khoản, phí SMS, Internet banking), phí chuyển khoản tại quầy, phí sử dụng ví điện tử/cổng thanh toán...Tất cả đều làm phát sinh chi phí, làm tăng áp lực tài chính. Trong khi đó, doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa có số lượng rất lớn trong nền kinh tế, thì đa phần những đối tượng này lại không có nguồn lực tài chính đủ mạnh để đầu tư đồng bộ trong thời gian ngắn.
Do đó, mặc dù quy định mới về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hướng không dùng tiền mặt là một bước tiến quan trọng về mặt chính sách, nhưng quá trình chuyển đổi cần có lộ trình phù hợp và hỗ trợ cụ thể. Nếu không, các doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm nhỏ và siêu nhỏ sẽ phải đối mặt với nguy cơ tăng chi phí, gián đoạn chuỗi cung ứng và rủi ro pháp lý về thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tồn tại và phát triển bền vững.
3. Đề xuất kiến nghị/lưu ý với doanh nghiệp
Từ góc nhìn pháp lý, quy định mới về khấu trừ thuế GTGT không chỉ là một điều kiện về lĩnh vực kế toán - thuế, mà còn tác động sâu đến toàn bộ quy trình giao dịch, vận hành, và quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Do đó, việc chủ động chuẩn bị, đồng thời kết hợp tư vấn pháp lý, sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có. Một số đề xuất và lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp chủ động thích nghi với yêu cầu mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như:
- Soát xét lại hợp đồng và thỏa thuận với đối tác, nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên rà soát, cập nhật các hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng mua bán với nhà cung cấp để bổ sung điều khoản bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có hóa đơn VAT. Từ đó, có phương án chủ động từ chối hoặc đàm phán lại với những nhà cung cấp không sẵn sàng thay đổi phương thức thanh toán, nhằm tránh rủi ro bị loại chi phí đầu vào khi quyết toán thuế. Trường hợp cần thiết, nên có biên bản đối chiếu công nợ, hoặc ghi nhận việc thanh toán hộ, thanh toán chéo...theo quy định rõ ràng bằng văn bản để đảm bảo tính hợp pháp.
- Trong các trường hợp giao dịch không thể thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (vì lý do khách quan, đặc thù ngành nghề hoặc địa bàn), doanh nghiệp nên: Lưu trữ hồ sơ giải trình chi tiết về lý do và hoàn cảnh; Làm việc với cơ quan thuế để xin hướng dẫn bằng văn bản, tránh bị loại chi phí sau này do quan điểm áp dụng không thống nhất. Bên cạnh đps, cần theo dõi các nghị định, thông tư hướng dẫn của Chính phủ và Bộ Tài chính về các trường hợp ngoại lệ, để vận dụng đúng và hợp pháp.
- Rà soát và điều chỉnh quy trình kế toán, thanh toán nội bộ: Thiết lập hoặc cập nhật quy trình thanh toán chuẩn hóa, quy định rõ nguyên tắc thanh toán qua tài khoản ngân hàng, hạn chế sử dụng tiền mặt trong mọi giao dịch mua vào có hóa đơn VAT, kể cả các khoản nhỏ. Doanh nghiệp cần đưa vào quy chế nội bộ về viêc phân quyền và kiểm soát, trong đó, phân định rõ người có thẩm quyền ký hợp đồng, người thực hiện thanh toán, người lập chứng từ kế toán…nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ thanh toán.
Luật Thuế GTGT 2024 đã quy định nguyên tắc chung, đó là: để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Tuy nhiên, nếu không có hướng dẫn cụ thể, rõ ràng và kịp thời, quy định này dễ gây lúng túng trong thực hiện. Do đó, cần thiết phải ban hành nghị định hoặc thông tư hướng dẫn trước thời điểm 1/7/2025 với danh mục rõ ràng các trường hợp ngoại lệ, như: Giao dịch với hộ kinh doanh không có tài khoản ngân hàng ở vùng sâu, vùng xa; Chi phí nhỏ lẻ phục vụ hoạt động thường xuyên như ăn ca, văn phòng phẩm, vận chuyển nội bộ....Đồng thời, làm rõ hình thức, tiêu chuẩn của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nhằm giảm rủi ro loại chi phí do sai sót hình thức.
Tài liệu tham khảo:
1. “Tác động của chính sách thuế GTGT 2025 đến việc thanh toán không dùng tiền mặt”, taichinhdoanhnghiep.net.vn, ngày 27/03/2025;
2. “Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ dưới 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt”, https://bizzi.vn/, ngày 06/03/2025;
3. “Tranh cãi về thanh toán không dùng tiền mặt khi khấu trừ thuế”, https://thanhnien.vn/, ngày 16/04/2024.
Nếu quý khách hàng, cá nhân hoặc hộ kinh doanh gặp bất kỳ vướng mắc pháp lý nào trong quá trình thực hiện thủ tục thuế, hãy liên hệ với Luật sư và Chuyên viên pháp lý của chúng tôi để được tư vấn, gỡ vướng kịp thời và cung cấp các dịch vụ pháp lý hiệu quả.
- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"
TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT: 1900 6243
Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525B Lạc Long Quân, P. Xuân La, Q. Tây Hồ, Tp. Hà Nội
Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com
